جدول زمانی مدیریت پروژه

جدول زمانی مدیریت پروژه

 

جدول زمانی مدیریت پروژه

جدول زمانی مدیریت پروژه :خیلی عالی خواهد بود اگر ما بتوانیم بگوئیم <<با منابعی که داریم، پروژه چه موقع تمام خواهد شد.>> اما واقعیت این است که در بیشتر پروژه ها زمان آغاز و پایان کار مشخص می شود، ولی به منابع و امکانات موجود توجه نمی شود. به عنوان مثال شما ممکن است در نظر داشته باشید پروژه ای را فورا شروع کنید، اما مواد اولیه یا نیروی کار دو هفته دیگر آماده می شود. زمان بندی کاری ضروری است. هر پروژه باید یک جدول زمان بندی داشته باشد و هر مدیر پروژه باید قادر به تنطیم برنامه زمانی باشد.

ایجاد یک جدول زمانی مدیریت پروژه، که به عنوان زمان‌بندی پروژه نیز شناخته می‌شود، شامل تشریح توالی وظایف، نقاط عطف و مهلت‌های لازم برای تکمیل یک پروژه است. یک جدول زمانی با ساختار مناسب به حفظ پروژه در مسیر، مدیریت کارآمد منابع و انتقال پیشرفت به ذینفعان کمک می کند. در اینجا یک راهنمای گام به گام برای ایجاد جدول زمانی مدیریت پروژه آورده شده است:

تعریف پروژه:

اهداف، محدوده و قابل تحویل پروژه را به وضوح تعریف کنید. درک هدف پروژه و آنچه باید به دست آید.

شکست پروژه:

پروژه را به وظایف یا فعالیت های کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم کنید. این تفکیک به تخمین دقیق زمان، منابع و وابستگی ها کمک می کند.

شناسایی وابستگی ها:

تعیین کنید کدام وظایف به دیگران بستگی دارد. برخی از کارها تنها پس از تکمیل وظایف قبلی خود می توانند شروع شوند.

تخمین مدت زمان کار:

زمان لازم برای انجام هر کار را تخمین بزنید. این می تواند در ساعت، روز یا هفته باشد، بسته به جزئیات جدول زمانی شما.

اختصاص منابع:

اعضای تیم یا منابع را مسئول هر کار اختصاص دهید. اطمینان حاصل کنید که مهارت ها و ظرفیت های مناسب تخصیص داده شده است.

تعیین نقاط عطف:

نقاط مهمی را در جدول زمانی پروژه تعریف کنید، مانند تکمیل کارهای اصلی یا تحویل های کلیدی پروژه.

وظایف توالی:

کارها را به ترتیبی که باید تکمیل شوند مرتب کنید. اطمینان حاصل کنید که وابستگی های کار در نظر گرفته شده است.

ایجاد نمودار گانت:

از نرم افزار یا ابزارهای مدیریت پروژه برای ایجاد نمودار گانت استفاده کنید. نمودار گانت به صورت بصری جدول زمانی پروژه، وظایف و نقاط عطف را نشان می دهد.

اختصاص زمان برای بررسی و بافر:

زمانی را برای بررسی، بازبینی و تاخیرهای غیرمنتظره اختصاص دهید. افزودن بافرها به بررسی عدم قطعیت ها کمک می کند.

بهینه سازی تخصیص منابع:

اطمینان حاصل کنید که حجم کار اعضای تیم متعادل است و وظایف حیاتی منابع مورد نیاز را دارند.

تعیین ضرب الاجل:

برای هر کار و نقطه عطف، تاریخ ها یا بازه های زمانی خاصی را تعیین کنید. این به ردیابی پیشرفت و مدیریت انتظارات کمک می کند.

شناسایی مسیر بحرانی:

مسیر بحرانی را تعیین کنید، که دنباله ای از وظایف است که در صورت تأخیر، بر جدول زمانی کلی پروژه تأثیر می گذارد.

بررسی و تنظیم:

با پیشرفت پروژه، به طور منظم جدول زمانی را بررسی و به روز کنید. ممکن است به دلیل تغییر در اولویت ها، منابع یا چالش های غیرمنتظره، تنظیمات لازم باشد.

ارتباط با ذینفعان:

جدول زمانی را با ذینفعان به اشتراک بگذارید تا مطمئن شوید که همه همسو هستند و از پیشرفت پروژه مطلع هستند.

نظارت و مدیریت پیشرفت:

تکمیل وظایف، نقاط عطف و ضرب الاجل ها را پیگیری کنید. هر گونه مشکل یا تاخیر را سریعاً برطرف کنید.

جشن گرفتن دستاوردها:

برای حفظ روحیه و انگیزه تیم، تکمیل نقاط عطف و وظایف اصلی را جشن بگیرید.

به یاد داشته باشید که جدول‌های زمانی مدیریت پروژه پویا هستند و ممکن است نیاز به تنظیم در هنگام گسترش پروژه داشته باشند. مدیریت پروژه موثر شامل نظارت مستمر، ارتباط و انطباق برای اطمینان از تکمیل موفقیت آمیز پروژه است.

جهت مشاهده مطالب روش تحقیق در روانشناسی و علوم تربیتی کلیک کنید.

 

معمولا پروژه ها بیشتر از آن چه شما فکر می کنید، طول می کشند.

کن بل، تولید کننده

نکته: کار کردن با تیم

    حتی اگر با قسمتی از پروژه آشنایی دارید اما خیلی وقت است آن را انجام نداده اید و یکی از اعضای تیمتان تسلط بیشتری در این زمینه دارد، به تجربه های او گوش کنید و از دانش و مهارتش استفاده کنید. اگر اصرار داشته باشید که راه خودتان را بروید، خود را از یک منبع با ارزش دانش و تجربه محروم کرده اید و پروژه باید تاوان این کار شما را بدهد.

    تصویر کلی پروژه را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید. اگر آنها اهداف پروژه را بدانند بسیار بهتر می توانند در آن مشارکت کنند.

جهت مشاهده مطالب روش تحقیق در روانشناسی و علوم تربیتی کلیک کنید.

 

چگونه جدول زمانی پروژه را تنظیم کنیم

با یک ضرب الاجل زمانی شروع کنید. زمانی که غیرقابل تغییر باشد. مثلا این زمان می تواند زمان نهایی تحویل محصول به مشتری باشد. از آخر به اول بیاییدو فکر کنید در زمان تحویل، چه چیزهایی باید آماده باشد. مثلا اگر می خواهید به سهامداران گزارش سالیانه ارائه دهید و می دانید که انتشار این گزارش دو هفته طول می کشد، پس باید کار آماده سازی گزارش آن دو هفته قبل از جلسه آماده چاپ نهایی شده باشد. وارونه کارکردن یا <<زنجیره معکوس>> می تواند روشی عالی برای تنظیم جداول زمانی باشد.

    چک لیست کنترل تنظیم برنامه زمانی مبنا

    چک لیست کنترل برنامه ریزی پروژه

    تهیه برنامه مدیریت پروژه

    نکته: زمان بندی پروژه

– بدانید کدام یک از ضرب الاجل ها غیرقابل تغییر بوده و کدام یک انعطاف بیشتری دارند.

– هیچ کدام از کارها نباید بیشتر از 4 تا 6 هفته طول بکشد. اگر چنین اتفاقی افتاد باید آن کار را به زیر فعالیت های کوچکتر بشکنیم.

– جدول زمانی را آن قدر ریز نکنید که خودتان نیز نتوانید به اجرای آن نظارت کنید.

– جدول زمانی را بر حسب آن چه که از نظر منطقی امکان پذیر است، تنظیم کنید، کار تخصیص منابع را بعدا انجام خواهید داد.

– در جدول زمان بندی از واحد زمانی ثابت استفاده کنید، مثلا روز یا هفته.

در جدول زمانی سعی کنید به هر فعالیت بیش از آن چه نیاز است زمان اختصاص ندهید، زیرا در این صورت تا رسیدن به زمان نهایی تحویل پروژه هیچ زمان اضافه ای باقی نمانده و انعطاف پذیری جدول در مقابل اتفاقات پیش بینی نشده کم می شود.

جهت مشاهده مطالب روش تحقیق در روانشناسی و علوم تربیتی کلیک کنید.

 

مراحل تنظیم جدول زمانی پروژه

از روش wbs (شکست کار) یا روشی مشابه برای تعیین و تخصیص وظایف و فعالیت ها استفاده کنید.

    برای هر فعالیت زمان تحویل مشخص کنید.

    از این زمان تحویل ها به عنوان مبنای تنظیم جدول زمانی پروژه استفاده کنید.

    گلوگاه های اجرایی را که می تواند برای پروژه دردسرساز شود، شناسایی کنید.

    راه های میانبری برای حذف این گلوگاه ها پیدا کنید و یا زمان بیشتری برای گذر از آنها تخصیص دهید.

    سیستم کنترل و به روز کردن جدول زمانی پروژه را تعریف و اجرا کنید.

    همه افراد ذی نفع- از جمله سهامداران- را در جریان آخرین تغییرات یا اصلاحات جدول زمانی پروژه قرار دهید.

منبع : انتشارات آریانا قلم کتاب همراه مدیران _ مدیریت پروژه؛ راه حل های حرفه ای برای چالش های روزانه

 

مطلب آموزشی بالا مربوط به  جدول زمانی مدیریت پروژه است که در سایت یونی تحلیل آن را در اختیار شما پژوهشگر عزیز قرار داده ایم.

 

روش تحقیق روانشناسی و علوم تربیتی

www.cmu.edu

 

 

جدول زمانی مدیریت پروژه